많은 회의에 치여 회의 내용 정리는 안 되는 날, AI가 요약하고 정리해 드립니다. 📝🤖
📚 목차
- 회의가 끝나면 시작되는 '회의록 정리'의 부담
- 회의록 작성을 자동화해야 하는 이유
- Vrew로 음성 텍스트화→GPT로 요약 정리
- 액션 아이템 자동 추출과 업무 지시 연동
- Notion AI를 활용한 회의록 템플릿 자동 채움
- Slack, Gmail 등 알림 채널 자동화
- 나만의 회의 정리 루틴이 만들어낸 변화
1. 회의 끝나면 시작되는 '회의록 정리'의 부담
회의가 끝났다고 나의 업무도 끝난 것은 아닙니다. 회의 내용을 정리해야 하는 파생 업무의 시작이죠.
특히, 회의 참석자의 막내이거나 회의를 주관하는 PM이라면 회의 이후의 실질적인 업무 진척을 위해 보다 구체적인 회의록 정리가 필수입니다.
회의의 주제가 무엇이었고, 어떤 사안을 언제까지 어느 부서의 누가 맡기로 했는지, 그리고 그에 따른 후속 업무 확인 체크리스트와 후속 일정 등을 정리하는 것은 단순한 기억에 의존해서 정리하기는 쉽지 않습니다. 그래서 회의 녹음 내용을 다시 듣고, 요약하고, 공유하고... 어느새 점심시간이 코 앞까지 다가오거나 퇴근 시간이 임박해지기도 합니다.
회의가 많을수록 '정리 지옥'에 빠지기 십상입니다.
그래서 저는 회의 요약을 AI에게 맡깁니다. 이때 단순히 "요약해 줘"라고 하지 않고, 회의록 작성을 위한 명확한 업무 지시 프롬프트를 줍니다.
예시 프롬프트) "다음은 팀 회의 텍스트입니다. 회의 주제, 주요 논의 내용, 결정된 사안, 담당자, 마감일, 후속 체크리스트를 구분해 회의록 형식으로 정리해 줘."
혹은 좀 더 구조적으로 요청할 수도 있습니다:
"이 회의 내용을 기준으로 다음과 같이 정리해 줘" :
- 회의 주제
- 핵심 논의 사항 요약
- 결정된 업무 항목 (누가 무엇을 언제까지)
- 후속 일정 및 확인용 체크리스트 항목
이렇게 프롬프트를 세팅하면, GPT는 내용을 자동으로 항목별로 정리해 줍니다.
정리된 결과는 Notion 템플릿에 삽입하거나, Slack·Gmail 등으로 자동 전송되도록 설정할 수 있습니다.
회의 후 정리 업무가 정말 한 문장 지시로 대체되는 시대가 온 거죠.
그 결과, 회의 종료 후 10분 안에 요약 회의록과 업무지시 리스트가 자동으로 정리되는 루틴을 만들게 되었습니다.
2. 회의록 작성을 자동화해야 하는 이유
회의는 '결정'을 위한 것이지,'메모' 하기 위한 것이 아닙니다.
하지만 수기로 회의록을 작성하다 보면 중요한 정보가 누락되기 쉽고, 담당자 정리나 액션 아이템이 불명확해지기도 합니다.
AI는 음성 내용을 정확히 받아들이고, 핵심 정보만 추려 정리해 주기 때문에 효율과 정확성 모두 잡을 수 있습니다.
무엇보다,'누가 정리할지 눈치 보는 시간'이 사라집니다.😅
3. Vrew로 음성 텍스트화→GPT로 요약정리
회의 내용을 AI가 정리하려면, 먼저 음성을 텍스트로 변환하는 단계가 필요합니다.
저는 Vrew를 사용해서 회의 음성을 텍스트로 빠르게 변환한 뒤, 그 결과를 GPT에게 명확한 구조로 정리해 달라고 지시합니다.
- 회의 후 음성 파일 저장
- Vrew에 업로드→자동 텍스트 변환
- 변환된 텍스트를 GPT에 입력→요약 요청
예시 프롬프트는 이렇게 설정합니다:
"이 회의 내용을 기준으로 다음과 같이 정리해 줘" :
- 회의 주제
- 핵심 논의 사항 요약
- 결정된 업무 항목 (누가 무엇을 언제까지)
- 후속 일정 및 확인용 체크리스트 항목
이 프롬프트를 입력하면 GPT는 항목별로 회의록을 자동으로 작성합니다.
- ✅ 회의 주제
- 💬 논의 내용 요약
- 📌 결정사항
- 👤 담당자·마감일 포함 액션 아이템
- ✅ 후속 업무 확인 리스트
이렇게 정리된 결과물은 Notion 템플릿에 자동 삽입하거나, Zapier를 통해 Slack, Gmail 등 팀 커뮤니케이션 채널로 자동 전송되도록 연동할 수 있습니다. 그 결과, 회의 종료 후 10분 안에 요약 회의록과 업무지시 리스트가 자동으로 정리되는 루틴을 만들게 되었습니다.
4. 액션 아이템 자동 추출과 업무 지시 연동
회의에서 중요한 건 단순 요약이 아니라, "누가 무엇을 언제까지 할 것인가"를 명확히 정리하는 일입니다.
GPT는 회의록 내용을 분석해 각 발언자의 역할과 기한까지 분리해서 정리해 줍니다.
예시 출력:
- 김대리→6월 콘텐츠 캘린더 시안 제작 (마감: 6월 5일)
- 이대리→릴스 광고 예산안 검토 후 보고 (마감: 6월 2일)
- 박 과장→광고 집행 일정 기안 작성 및 공유 (마감: 6월 6일)
이 액션 아이템 목록을 Notion Task, Asana, Trello, Todoist 같은 협업 툴에 자동 등록하면, 회의와 실제 실행 사이의 '단절'을 줄일 수 있어요. Zapier나 Make를 활용하면 GPT가 정리한 업무 항목을 해당 툴에 자동 전송해 완전한 워크플로우 자동화가 가능해집니다.
추가 팁) 프롬프트에 "마감일 포함, 표 형식으로 정리해 줘"라고 요청하면 툴에 붙여 넣기 쉬운 형식으로 결과를 받을 수 있어요. 📋
5. Notion AI를 활용한 회의록 템플릿 자동 채움
회의록 정리가 가장 수월한 방법은, 정해진 양식에 자동으로 채워지는 구조를 만드는 것입니다.
Notion에 회의록 템플릿을 만들어두고, 회의가 끝난 후 GPT로 요약한 내용을 자동 삽입하면 매번 복사 붙여 넣기나 타이핑 없이 '회사의 회의 기록 시스템'이 완성됩니다.
예시 템플릿 구조:
- 회의명
- 일시 및 참여자
- 논의 내용 요약
- 결정사항 및 담당자
- 후속 업무 체크리스트
활용 방법:
- 회의 내용→Vrew로 텍스트 변환
- GPT에게 회의록 정리 요청 (템플릿 맞춤 프롬프트 사용)
- Zapier를 활용해 GPT 응답→Notion 페이지에 자동 입력
- 미리 만들어둔 템플릿 양식에 내용이 채워지며 자동 저장
이 구조를 만들어두면, 회의만 끝나면 요약된 회의록이 자동으로 팀 공간에 생성되는 시스템이 됩니다.
복잡한 워드 문서 관리나 사후 공유 이슈가 사라지고, 협업은 훨씬 간편해지죠. 💡
6. Slack, Gmail 등 알림 채널 자동화
요약된 회의록은 어디로 보낼까요?
저는 GPT가 만든 회의록을 Slack DM이나 팀 채널에 자동 전송되도록 만듭니다.
Zapier에서 트리거를 설정하면,
- 회의록 정리→Slack 전송
- 업무지시 항목→Gmail로 발송
이렇게 실시간 커뮤니케이션까지 자동화가 되어 정보 전달 누락 없이, 팀 간, 부서 간 커뮤니케이션이 더욱 매끄러워집니다.
7. 나만의 회의 정리 루틴이 만들어낸 변화
이제 회의가 끝나면 아래 프로세스로 자동화 루틴이 실행됩니다.
- Vrew가 듣고,
- GPT가 정리하고,
- Notion이 기록하고,
- Slack이 공유해 줍니다.
이 루틴을 구축한 이후, 회의 후 정리 시간을 하루 1시간 이상 줄일 수 있었고, 팀원 간 불명확한 결정 내용이나 재확인 요청들이 현저히 줄 수 있었습니다,'회의의 목적'에 더 충실해졌다는 느낌이 듭니다.
자주 묻는 질문(FAQ)
Q1. Vrew 텍스트화 정확도는 어느 정도인가요?
👉 일상 회화 기준으로 90% 이상이며, 수정이 필요한 부분도 쉽게 편집할 수 있어요.
Q2. GPT가 요약을 너무 짧게 하거나 누락할 때는요?
👉 프롬프트에 형식을 구체적으로 지정하고, 분량을 명시하면 정확도가 올라갑니다.
Q3. Notion 자동화는 어떻게 하나요?
👉 Zapier 또는 Make를 통해 GPT 출력→Notion 템플릿에 자동 삽입 설정이 가능합니다.
Q4. 액션 아이템을 자동으로 태스크 툴에 등록하려면요?
👉 Zapier를 통해 GPT 응답을 Trello, Asana, Todoist 등에 자동 전송할 수 있어요.
Q5. GPT가 모든 회의에서 다 통할까요?
👉 구조화된 회의일수록 정확도가 높으며, 주간 회의/정기 브리핑 등에 특히 잘 맞습니다.
여러분은 회의 후 정리를 어떻게 하고 계신가요? 📋
손으로 쓰시나요, 노트 앱에 따로 정리하시나요?
가장 번거로운 순간을 댓글로 공유해 주시면 자동화 팁도 함께 드릴게요!
이전에는 회의보다 회의 정리가 더 힘들었어요. 지금은 회의가 끝나도 손 하나 까딱 안 해도 요약과 업무 분배가 다 끝나있죠.
AI 회의비서, 이제 진짜 실현 가능한 이야기입니다. 다음 글에서는 '직장인 AI 치트키 : 이메일과 업무 회신 자동화 루틴'을 소개할게요. 기대해 주세요!